hubix aus Heilbronn kauft, entwickelt, verwaltet und verkauft Wohnimmobilien. Seit April 2026 holen wir die Abläufe des Unternehmens aus Excel-Listen, Mails und WhatsApp-Chats in eigene Software. Für Bau und Projekte ist daraus das hubix Cockpit entstanden, eine Web-Plattform mit Modulen. Im Vertrieb wächst das Vertriebstool von Vermietermacher mit, das ebenfalls von uns stammt.
Ausgangslage
Im ersten Gespräch im April 2026 fiel ein Satz, der das Problem gut zusammenfasst:
„Stand jetzt haben wir 95 verschiedene Excel-Listen, die Daten sind überall gepflegt.“
hubix, Vorgespräch im April 2026
Mängel kamen per WhatsApp und E-Mail herein, ohne Verlauf und ohne Überblick. Die Projektplanung lief über eine Steuerungs-Excel mit 4.645 Zeilen, geplant wurde sonntags, vier bis sechs Stunden lang. Für die Baustellen gab es eine Excel-Mappe mit zwölf Blättern, in der der Zeitplan aus eingefärbten Zellen bestand. Und im Vertrieb wurden Leads in einer Excel-Liste mit Makros gepflegt, die Kalenderwoche von Hand eingetragen, manche Leads standen doppelt drin.
Eine Plattform statt vieler Einzeltools
Angefangen hat es im Mai 2026 mit einer Liste für Baumängel. Schnell war klar, dass Projektplanung und Baustellen folgen würden. Getrennte Programme hätten mehrere Logins, mehrere Benutzerverwaltungen und doppelt gepflegte Objektdaten bedeutet.
Im Juni haben wir deshalb einen gemeinsamen Kern gebaut. Er bringt Anmeldung, Rollen und Rechte, Objekte und Einheiten, Startseite, Benachrichtigungen und das Design mit. Jedes Fachthema ist ein Modul, das an diesen Kern andockt und sich einzeln zuschalten lässt. Die Tickets aus der ersten Mängelliste wurden übernommen, niemand musste von vorn anfangen.
Die Module
Offene Punkte Liste. Jeder Mangel wird ein Ticket mit Objekt, Foto, Frist und Zuständigem. Wer den Mangel behebt, meldet ihn zur Abnahme. Schließen darf ihn nur, wer ihn gemeldet hat. Ein Kanban-Board zeigt, was wo steht, und die Auswertung zeigt, was schon lange offen ist. Auf der Baustelle geht das auch am Handy.
Projektstrukturplan. Für ein neues Objekt erzeugt das Modul den kompletten Projektplan: Aufgaben, Zuständige und Fristen, abgeleitet aus einer Aufgabenmatrix, die hubix selbst pflegt. Vor dem Festschreiben zeigt eine Vorschau, wer welche Aufgabe bekommt. Ändert sich später etwas an einer Einheit, wird der Plan neu berechnet, und die Änderungen sind vorher sichtbar.
Projektboard. Es ersetzt die Baustellen-Excel. Jedes Projekt hat eine Akte mit Kosten, Aufgaben und Zeitplan. Eine Gewerkezeile ist Kosten- und Terminzeile zugleich: Firma, geplante, angebotene und tatsächliche Kosten stehen direkt neben dem Balken im Zeitplan. Abschlagszahlungen, ein Reporting und der Bauzeitenplan als PDF gehören dazu.
„Ziemlich nah an dem, was wir gebrieft haben. Also genau, super.“
hubix zum Projektboard, Oktober 2026
Startseite und „Meine Vorgänge“. Nach der Anmeldung sieht jeder, was ihn betrifft: eigene Tickets und Aufgaben, Meldungen, die auf seine Abnahme warten, Erwähnungen und bald fällige Punkte.
Im Vertrieb wächst das Vertriebstool mit
Den Verkauf der Wohnungen an Kapitalanleger steuert hubix mit dem Vertriebstool von Vermietermacher. Seit Mai 2026 gehört ein CRM dazu: Anfragen von der Website kommen automatisch an, Wiedervorlagen und ein Kanban-Board ersetzen die alte Excel-Liste. Dazu kamen ein Liquiditätsplaner, der Gewinn und Liquidität je Einheit und Woche zeigt, und eine digitale Selbstauskunft für die Bankfinanzierung mit 242 Feldern.
„… was da alles an Denkarbeit drinsteckt und an Schnelligkeit in der Umsetzung.“
hubix Vertrieb, Mai 2026
Was sich verändert hat
Nach einer bewusst vorsichtigen Schätzung sparen die neuen Werkzeuge hubix heute 22 bis 47 Stunden Handarbeit im Monat, verteilt auf Vertrieb, Liquiditätsplanung, Mängel und Projektplanung. Lizenzgebühren pro Nutzer fallen keine an, der Server für das Cockpit kostet rund 23 Euro im Monat.
Wünsche und Fehler laufen über ein Ticketsystem. Seit April haben wir dort 84 Tickets erledigt: 70 Wünsche und Anpassungen und 14 Fehler. 94 Prozent waren innerhalb einer Woche erledigt, ein Fehler ist im Median nach drei Stunden behoben.
Server und Daten gehören hubix
Das Cockpit läuft auf einem eigenen Server bei Hetzner. Den Vertrag hat hubix selbst abgeschlossen, wir betreuen den Server. Backups und Überwachung laufen über Ploi. Für den Zugriff auf personenbezogene Daten gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Endet die Zusammenarbeit einmal, wechselt nur der Admin-Zugang. Server und Daten bleiben bei hubix.
Auch für andere Unternehmen
Das Cockpit ist so gebaut, dass es auch in anderen Firmen läuft. Jede Firma bekommt eine eigene Installation mit eigener Datenbank, eigenem Logo und eigenen Farben und entscheidet selbst, welche Module aktiv sind. Die Module bieten wir auch anderen Unternehmen an.
Arbeitet ihr mit ähnlichen Excel-Listen? Im kostenlosen Digitalisierungs-Check schauen wir gemeinsam, welcher Ablauf sich zuerst lohnt.
Technik
- Laravel 12 mit PHP 8.2+, MySQL
- Oberfläche mit Blade, Alpine.js und Tailwind CSS 4, Farben und Schriften je Firma
- Rollen und fein abgestufte Rechte je Modul
- Module als eigene Pakete, Installation als signiertes Paket
- Server bei Hetzner, verwaltet über Ploi
Die Screenshots unten zeigen das Cockpit mit erfundenen Demo-Daten.
