Software für den Immobilienvertrieb
Immobilien-CRM für den Verkauf an Kapitalanleger
Wer Wohnungen an Kapitalanleger verkauft, führt viele Gespräche über Wochen und Monate. Für die hubix GmbH aus Heilbronn haben wir dafür ein CRM entwickelt, das seit Mai 2026 im Vertriebstool von Vermietermacher läuft. Anfragen, Gesprächsnotizen, Wiedervorlagen und reservierte Wohnungen stehen dort an einer Stelle. Auch andere Unternehmen können das CRM nutzen, wir richten es dann für ihren Vertrieb ein.
Überblick
Jeder Interessent auf einen Blick
Auf dem Board ist jede Karte ein Interessent. Die Spalten folgen dem Verkauf: neue Anfrage, qualifiziert, Wohnung reserviert, Termin beim Notar. Wer gekauft hat, rückt in die Spalte der Bestandskunden. Karten lassen sich mit der Maus in die nächste Phase ziehen. Eine Glocke zeigt, wo eine Wiedervorlage fällig ist, der farbige Punkt die Einstufung in A, B oder C.
Alle Screenshots auf dieser Seite stammen aus einer Testumgebung des CRM. Namen, Kontaktdaten und Zahlen sind erfunden.
Anfragen
Website-Anfragen kommen von selbst an
Schickt jemand das Formular auf deiner Website ab, steht er sofort als neuer Lead im CRM. Niemand muss die Anfrage aus dem Postfach abtippen. Das CRM hält dabei fest, woher der Kontakt kam und in welcher Kalenderwoche.
Für Werbekampagnen gibt es eine eigene Anfrageseite, und jede Kampagne bekommt ihren eigenen Link. So siehst du später, ob ein Interessent über Social Ads, eine Empfehlung oder einen Infoabend gekommen ist.
Meldet sich jemand ein zweites Mal, entsteht kein doppelter Eintrag. Hatte der Vertrieb ihn schon aussortiert, holt das CRM ihn automatisch zurück zu den neuen Anfragen. Bestehende Excel-Listen lassen sich als CSV-Datei importieren.
Lead-Akte
Was besprochen wurde, steht am Lead
Telefonate, E-Mails, Termine und Notizen landen im Verlauf des Leads, jeweils mit Datum und Namen. Wer nach drei Wochen zurückruft oder einen Kontakt von einer Kollegin übernimmt, weiß vor dem Gespräch, worum es zuletzt ging.
Für das Erstgespräch gibt es eine Selbstauskunft: Ziele, Einkommen, Eigenkapital und Bonität, jeweils grob in Bereichen. Danach stuft der Vertrieb den Interessenten in A, B oder C ein. Jeder Phasenwechsel wird mit Datum und Notiz gespeichert.
Wiedervorlagen und Reservierung
Dranbleiben bis zum Notartermin
An jedem Lead lässt sich eine Wiedervorlage setzen. Fällige Termine stehen oben in der Lead-Liste, überfällige mit Warnzeichen. Wer möchte, bekommt dazu täglich oder einmal pro Woche eine E-Mail. Aufgaben lassen sich auch Kollegen zuweisen, die dann per Mail Bescheid bekommen.
Das CRM ist mit dem Bestand im Vertriebstool verbunden. Reserviert der Vertrieb eine Wohnung für einen Interessenten, erscheint sie an seinem Lead, ebenso die Berechnungen, die für ihn erstellt wurden. Über den Lead bekommt ein Käufer außerdem einen Zugang zum Kundenportal, wo er unter anderem die Selbstauskunft für die Bank ausfüllt. Ist die Wohnung verkauft, macht das CRM aus dem Lead automatisch einen Bestandskunden. Wer ein zweites Mal kauft, ist als Wiederkäufer zu erkennen.
Wie die Berechnungen für Käufer, die Exposés und die Reservierungen funktionieren, zeigt die Referenz Vermietermacher.
Für die Geschäftsführung
Wie der Vertrieb läuft, in Zahlen
Im Reporting siehst du, wie viele Anfragen hereinkommen und aus welchen Quellen, wie lange Leads in jeder Phase bleiben und wie viele am Ende kaufen. Filtern lässt es sich nach Zeitraum und nach Vertriebler.
Liquiditätsplaner
Im selben Tool läuft der Liquiditätsplaner. Er sortiert verkaufte und reservierte Wohnungen nach Kalenderwoche, mit Notartermin, Fälligkeit des Kaufpreises, Verkaufspreis und dem Betrag, der nach Abzug der anteiligen Finanzierung bleibt. Die Übersicht lässt sich als Excel-Datei exportieren.
Unterwegs
Nach dem Termin gleich eintragen
Das CRM läuft im Browser und passt sich dem Handy an. Nach einer Besichtigung lässt sich die Notiz noch vor Ort erfassen und die Phase ändern. Eine App muss dafür niemand installieren.
Anpassbar
Phasen und Quellen legst du selbst fest
Welche Phasen ein Lead durchläuft, aus welchen Quellen Anfragen kommen und aus welchen Gründen Leads aussortiert werden, steht in den Einstellungen. Aussortierte Leads wandern ins Archiv und lassen sich dort nach Grund filtern.
Externe Vertriebspartner bekommen einen eigenen Zugang und sehen nur die Leads, die ihnen zugeordnet sind. Logo, Name und Farbe des CRM lassen sich an dein Unternehmen anpassen.
Aus der Praxis
Bei hubix hat das CRM eine Excel-Liste abgelöst
Bis Mai 2026 führte der Vertrieb von hubix seine Interessenten in einer Excel-Liste mit Makros. Kalenderwochen wurden von Hand gepflegt, und einige Kontakte standen doppelt in der Liste. Seitdem arbeitet das Team im CRM, und neue Anfragen von der Website kommen ohne Umweg dort an.
Das CRM wächst mit den Wünschen aus dem Vertrieb. Ein Beispiel: Das Team wollte Interessenten, die es nicht erreicht hatte, später gezielt noch einmal anrufen. Deshalb fragt das CRM beim Aussortieren nach dem Grund, und das Archiv lässt sich danach filtern.
„… was da alles an Denkarbeit drinsteckt und an Schnelligkeit in der Umsetzung.“
hubix Vertrieb, Mai 2026
Das CRM ist ein Teil der Zusammenarbeit mit hubix. Wie dort auch Mängel, Projektpläne und Baustellen digital geworden sind, steht in der Fallstudie zum hubix Cockpit.
Häufige Fragen
Fragen zum Immobilien-CRM
Ist das CRM ein fertiges Produkt?
Es ist im Alltag erprobt: Seit Mai 2026 arbeitet der Vertrieb von hubix damit. Für dein Unternehmen passen wir es an deine Phasen, Quellen und Abläufe an. Fehlt etwas, das dein Vertrieb braucht, entwickeln wir es dazu.
Können externe Vertriebspartner damit arbeiten?
Ja. Externe Vertriebler bekommen einen eigenen Zugang und sehen nur ihre eigenen Leads. Mehrere Vertriebler lassen sich zu einer Gruppe zusammenfassen, zum Beispiel für einen Partnervertrieb.
Können wir unsere bisherigen Excel-Listen übernehmen?
Ja. Die Liste wird als CSV-Datei gespeichert und importiert. Vorher gehen wir gemeinsam durch, welche Spalte in welches Feld gehört.
Funktioniert das mit den Formularen auf unserer Website?
Bei WordPress-Websites mit dem Formular-Plugin WPForms wird das Formular direkt angebunden. Andere Systeme können Anfragen über eine Schnittstelle schicken. Alternativ verlinkst du die Anfrageseite des CRM, etwa in Anzeigen oder im Newsletter.
Wo liegen die Daten?
Das CRM ist eine Erweiterung für WordPress und läuft auf deinem eigenen Webhosting oder Server. Die Daten deiner Interessenten liegen also nicht bei einem Software-Anbieter. Das CRM hat einen eigenen Login-Bereich, Besucher deiner Website sehen davon nichts.
Was kostet ein CRM für den Immobilienvertrieb?
Das hängt davon ab, wie viel angepasst oder neu entwickelt werden muss. Nach dem kostenlosen Check bekommst du ein Konzept mit Festpreis für die Einrichtung. Dazu kommt eine monatliche Gebühr, die ebenfalls im Konzept steht.
Eignet sich das CRM auch für Makler?
Für Makler, die vor allem Objekte auf Immobilienportalen anbieten, gibt es fertige Maklerprogramme mit Portalanbindung. Unser CRM ist für Unternehmen gedacht, die eigene Wohnungen an Kapitalanleger verkaufen und Bestand, Reservierungen und Käufer in einem System zusammenführen wollen.
Wie behält dein Vertrieb heute den Überblick?
Erzähl mir im kostenlosen Check, wie ihr Anfragen, Rückrufe und Reservierungen heute organisiert. In 30 Minuten per Video-Call klären wir, ob ein eigenes CRM für euch passt und was es können müsste.