Ausgangslage & Aufgabe

Der Auftraggeber vertreibt Eigentumswohnungen als Kapitalanlage an Privatinvestoren. Vor dem Projekt liefen die Prozesse über eine Mischung aus Excel-Kalkulationen, statischen PDF-Exposés und manuell gepflegten Listen. Jede Wohnung musste pro Interessent neu durchgerechnet werden, jeder Vertriebler arbeitete mit eigenen Vorlagen, Reservierungen wurden in E-Mails verwaltet — und die Geschäftsführung hatte keine belastbare Pipeline-Sicht.

Gesucht war ein durchgängiges Vertriebssystem, das Immobilien, Einheiten, käuferindividuelle Finanzierungs­szenarien („Dealcases“), Reservierungen, Dokumente und Kunden-Exposés in einer einzigen Anwendung bündelt — bedienbar für ein verteiltes Vertriebsteam, sauber DSGVO-konform und mit einer Endkunden-Oberfläche auf Premium-Niveau.

Lösung & Umsetzung

Entstanden ist ein modulares WordPress-Plugin („Dealcasecreator“) mit eigenem Frontend-Theme. Es bildet den kompletten Vertriebs-Funnel ab — von der ersten Objektaufnahme über die individuelle Investment-Berechnung pro Käufer bis zur Reservierung und zum Notartermin. Für den Endkunden entsteht aus jedem Dealcase ein gehostetes, hochwertig gestaltetes Investment-Exposé unter einer eigenen Token-URL, das per Link, WhatsApp oder Bank-PDF geteilt werden kann.

• Pipeline-Dashboard: Status-Ampel über alle Einheiten (Bald verfügbar → In Vermarktung → Vorgemerkt → Reserviert → Verkauft) mit Drill-down per Klick
• Portfolio-Verwaltung: Immobilien (Gebäude) und Einheiten (vermarktbare Wohnungen) als getrennte Datenobjekte mit Kachel-, Tabellen- und Kartenansicht
• Dealcase-Engine: Käuferindividuelle Finanzierungsszenarien je Einheit mit Cashflow, Steuerrückerstattung, 10-Jahres-Vermögensaufbau, AfA-Berechnung und 10-Jahres-Projektionstabelle
• Eigenprovisionsmodell: First-Class-Support für 0 €-Eigenkapital-Modelle inklusive Mindest-PE-Berechnung und Eigenprovision in %
• Kunden-Exposé: Gehostete, käuferindividuelle Investment-Storyseite mit zehn Abschnitten — Hero, Objekt, Business Case, Mikro-/Makrolage, Ausstattung, Presse, Service-Paket, Kaufprozess, Kontakt, geschützter Dokumenten-Download
• Reservierungs-Workflow: Eigene Detailseite je Reservierung mit Käuferprofil, Dokumenten-Vollständigkeit in %, Notartermin, Verlauf und Reservierungsvereinbarung als Bank-PDF
• Dokumenten-Management: 13 Pflicht-Dokumenttypen je Einheit (Grundriss, Mietvertrag, Grundbuchauszug, Energieausweis, …) mit Vollständigkeits-Score und ZIP-Export für die Bank
• Reporting: Volumen nach Region, monatliche Verkaufs-Charts, Time-to-Deal je Pipeline-Stufe und Performance pro Vertriebler
• Aktionen-Menü: 1-Klick-Exposé öffnen, Link kopieren, WhatsApp teilen, Bank-PDF herunterladen
• Bedienung: Eigenes Vertriebs-UI mit Dark Mode, Rollentrennung Admin / Vertrieb / Investor

Technischer Aufbau

• Plattform: WordPress als Anwendungs-Framework mit eigenem Plugin „Dealcasecreator“ und passendem Frontend-Theme
• Datenmodell: Custom Post Types für Standorte, Immobilien, Einheiten, Dealcases, Reservierungen, Investoren und Gruppen — sauber verknüpft über relationale Meta-Felder
• Kalkulations-Engine: PHP-basierte Finanzmodellierung mit AfA, Grenzsteuersatz, Tilgung, Wertentwicklung und 10-Jahres-Projektion
• Exposé-Engine: Token-basierte, käuferindividuelle URLs mit dynamisch generierten Inhalten und PDF-Export für die Bank-Finanzierung
• Geschützter Dokumenten-Bereich: Sichtbar erst nach Reservierung, signierte Download-URLs (/secure-document/{id}/)
• Frontend-Features: Interaktive Lagekarten (Google Maps), Bild-Lightboxes, Sticky-Sidebar-Navigation, responsive Galerien
• Operations: Eingebauter Audit-Log, System-Health-Dashboard, Data-Validation, Error-Recovery, Daten-Export
• Sicherheit: Eigenes Investor-Login, granulare Rollen (Admin, Vertrieb, Investor), DSGVO-konforme Dokumenten-Freigabe

Wirkung

• Individuelles Exposé in Minuten: Was vorher eine Stunde Excel-Arbeit war, ist heute ein Klick — inklusive Bank-PDF
• Eine Wahrheit für alle: Pipeline, Reservierungen und Dokumente leben in einem System statt in Excel, E-Mail und Dropbox
• Sichtbare Performance: Geschäftsführung sieht Volumen, Time-to-Deal und Vertriebler-Performance in Echtzeit
• Premium-Wahrnehmung beim Käufer: Das Exposé wirkt wie eine eigens für den Interessenten gebaute Investment-Story, nicht wie ein Standard-PDF

Der Artikel Vermietermacher – Vertriebs- & Exposé-Tool für Anlageimmobilien erschien zuerst auf Aiello Media.